Plan de Negocio y su función para la estrategia Web.

Cuando hablamos de la creación de un sitio web, la primera parte debe iniciar en la creación de un plan de negocios, aun cuando sea un pequeño resumen, que le permita la creación de un plan de mercadeo, objetivos y estrategias, en donde la creación de un sitio web cumpla una función primordial.

Si bien tradicionalmente los planes de negocio son tediosos, altamente demandantes de tiempo en su elaboración, y poco prácticos desde la perspectiva del emprendedor, más allá de la búsqueda de financiamiento o de socios, hay variaciones modernas importantes que nos permiten de forma más práctica la creación de planes de negocio más visuales, y en las cuales nos podemos fundamentar para la creación posterior de planes de mercadeo.

En la siguiente publicación respondemos muchos de las búsquedas más realizadas en Google al respecto de planes de negocio, llegando al final a explicar una forma más práctica de cómo hacer esta labor tediosa, pero necesaria.

¿Qué es un plan de negocios?

Es una herramienta de análisis de negocios que tiene una estructura definida, y se hace en un documento de unas 25 a 35 páginas, en donde se explican los detalles de su negocio, la idea de negocio, se describen los productos y/o servicios, el cliente meta, el o los problemas que se solucionan, la estructura interna y el entorno externo, costos de operación y proyecciones estimadas de costos y ventas.

Un plan de negocios tiene por lo general una estructura definida, y casi siempre incluye secciones como:

1. Resumen ejecutivo
2. Definición del negocio
3. Organización
4. Estudio de mercado
5. Análisis de la competencia
6. Plan de mercadeo
7. Análisis de inversión
8. Proyecciones de ingresos y gastos

Desde el punto de vista Web, el plan de negocios es de mucha importancia, ya que es la base de todo plan de mercadeo estratégico, y el sitio web es una herramienta para el accionamiento de estrategias, que se formulan para el cumplimiento de objetivos de mercadeo y comunicación.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de negocios y un modelo de negocios?

El modelo de negocio es la forma en que un negocio genera dinero, está dado por quién es el cliente, cuál es su necesidad, cómo suplimos su necesidad, cuánto cobramos por esto y cuánto nos cuesta, lo que nos establece la utilidad.

Un plan de negocios es un documento de análisis por medio del cual se puede analizar la viabilidad a futuro de un negocio, y se hace generalmente para localizar financiamiento.

Los dos suelen confundirse a menudo, sin embargo no debe confundirse cuál es su modelo de negocio con el documento que hacemos para presentar nuestro plan de negocio a un posible inversionista, o para el análisis interno de oportunidades de negocio.

Sin embargo es importante hacer notar que hay diferentes tipos de planes de negocio, que se utilizan en diferentes ocasiones, o con objetivos diferentes.

¿Cuáles son los tipos de plan de negocios?

Los Planes de negocios vienen en diferentes tipos, según la necesidad, la ocasión o el objetivo:

1. Plan de Negocio estándar que se utiliza para buscar financiación.
2. Plan de una página para “business pitch” o presentaciones rápidas.
3. Plan de viabilidad para estudio interno de negocios nuevos.
4. Plan interno para orientación del trabajo y consulta frecuente.
5. Plan de operación anual o plan estratégico de trabajo.
6. Plan de expansión de negocio.

Cada uno tiene un objetivo diferente y se producen según sea la necesidad, el tamaño de la empresa, y la ocasión, no todas las empresas tienen todos, algunas ni siquiera tienen uno, sin embargo lo ideal es que al menos haga un plan de negocio que le oriente y le ayude en el trabajo regular de su empresa, como material de consulta frecuente.

¿Cuándo se debe hacer un plan de negocios?

Idealmente todo emprendimiento nuevo debería iniciar con un plan de negocio, sin embargo es bastante frecuente que las empresas inician operaciones e incluso generan utilidades sin tener un plan de negocio escrito, sin embargo, cualquier momento es bueno para crear un plan de negocio, ya sea al inicio, o en media operación.

La utilidad de este plan de negocio es muy alta, no importa si su negocio ya tiene mucho tiempo trabajando, o si está empezando. Un plan de negocio le ayudará a definir objetivos, mercados meta, planes de mercadeo y planificación estratégica.

También como vimos arriba, hay diferentes planes de negocio que se elaboran en ocasiones y circunstancias diferentes, para el lanzamiento de planes de expansión, o simplemente porque ahora tenemos la información para hacerlo.

La creación de un sitio web nuevo es un buen momento para hacer un plan de negocios, ya que el sitio web es una herramienta que se utiliza para el cumplimiento de objetivos y estrategias de mercadeo y comunicación, las cuales se basan en planes de mercadeo que son formulados como parte de un plan de negocios.

Por otro lado se cree que un plan de negocios es para empresas grandes o medianas, sin embargo esto es falso, ya que un plan de negocios es de mucha utilidad para pequeñas o micro empresas, e incluso para empresas familiares y hasta unipersonales.

¿Que se incluye en un plan de negocios?

Un plan de negocios tradicional incluye diferentes partes que explicaremos a continuación

1. Resumen ejecutivo:  Si bien se coloca al inicio, generalmente es la última parte que se crea, es una pequeña carta de presentación que contiene un resumen de una página del plan de negocios. S clave crear esta parte bien.
2. Definición del negocio: Aquí se estipula claramente qué es la idea de negocio que se expondrá y cuál es su modelo de negocio.
3. Organización: En esta sección se hace un resumen de la organización, el equipo humano, sus experiencias, su función y lo que aportan al negocio, desde la cabeza de la empresa hasta el colaborador más humilde.
4. Estudio de Mercado: Aquí hay que explicar la solución propuesta a un problema que tenga el mercado, cuál es el cliente meta, cuántos son, cuáles son sus características socioeconómicas, y toda la información que posea del nicho de mercado que desea atacar. Con respecto al producto hay que estipular cómo se diferencia de la competencia, las cualidades o características del producto, los beneficios que le aportan valor al cliente, las ventajas con respecto a sus competidores, en dónde radica la ventaja competitiva. También hay que detallar cuáles pueden ser las posibles barreras de ingreso al mercado.
5. Análisis de la Competencia: Cuáles son las alternativas que tiene el cliente para suplir su necesidad, precios y características. Cuáles son las empresas que suplen actualmente esos productos, el tamaño de las empresas, market share, fortalezas y debilidades de las empresas y de los productos ofrecidos. Aquí es importante desde la perspectiva web, analizar los resultados de búsquedas, aun cuando estos resultados incluyan empresa que no se encuentre en nuestro entorno, o no suplan sus productos en nuestro mercado, ya que ocupan espacios en línea.
6. Plan de Mercadeo: Aquí se describe el plan de mercadeo que se tenga para promocionar y vender los productos que usted ofrece, cuáles son los objetivos y estrategias, para lograr las ventas proyectadas. Esto lo vemos en detalle en la siguiente publicación.
7. Plan de Inversión: En esta sección se detalla el plan de inversión, maquinaria y equipo, formación de personal, materia prima necesaria, costos de empaque y embalaje, y los costos de mercadeo incluyendo el sitio web, fotografías de productos, material gráfico de promoción y material POP, manejo de Redes Sociales, escritores para Inbound Marketing, Etc.
8. Proyección de ingresos y gastos:  Generalmente los planes de negocio tradicionales incluyen complejas proyecciones de ventas, ingresos y gastos, flujos de caja proyectados, y cómo se planea hacerle frente a las responsabilidades financieras del negocio

¿Cómo se elabora la introducción de un plan de negocios?

La introducción del plan de negocios o resumen ejecutivo es de mucha importancia porque es la puerta de entrada a la lectura del plan de negocios. Una buena introducción guiará al lector en el tedioso proceso que representa la lectura de un plan de negocios, que aunque muchas veces es nuestra pasión, para terceros representa un proceso doloroso.

El resumen ejecutivo o introducción del plan de negocio, se hace una vez concluido el plan de negocios, y debe incluir algunos aspectos generales, que luego se fundamentarán en el resto del documento.

1. La idea de negocio: Lo primero que hay que colocar es la idea de negocio que se desea conseguir, qué producto o servicio se desea vender, cuál es la necesidad que cubre, para quién se dirige este producto o servicio, y cuál es la ventaja competitiva.
2. Las razones del negocio: Luego hay que explicar porqué queremos vender ese producto o servicio, cuáles son las cualidades personales o empresariales que nos permiten brindar igual o mejor que otros ese producto o servicio.
3. Las bondades del negocio: Qué pretendemos ganar con la venta de este servicio, en el plazo indicado, cuál es el tamaño del mercado, y cuánto de este mercado podemos abarcar, y cuál es el monto global de ventas, que nos permite generar las utilidades proyectadas.
4. Los costos del negocio: Por último, hay que colocar en esta introducción cuáles son los costos del negocio, y lo que necesitamos en total, claramente, así como el plazo estimado de recuperación de la inversión.

De la claridad con que se presente esta introducción, dependerá el éxito en la consecución de los fondos para la realización del negocio, claro está, si la información se encuentra correcta y debidamente sustentada por la información que se tiene en el resto del plan de negocios.

¿Cómo hacer un plan de negocios rápido y fácil?

La forma más rápida y clara de hacer un plan de negocios es mediante el método Canvas. De esta forma se puede hacer un plan de negocios muy rápido, de forma clara, para estudiar cuáles acciones futuras son necesarias, de esta forma visual se pueden establecer rápidamente si un negocio puede ser rentable, si se tienen los recursos necesarios, si hay que invertir en capacitación u otros recursos, y cómo se puede hacer para llevar a cabo el negocio.

El método Canvas es muy visual, lo explicaremos en breve, es la forma moderna de hacer planes de negocio, de forma tal que le queda claro a un inversionista las diferentes facetas del negocio, es fácil de trabajar, ya sea individualmente, pero sobre todo en equipo, en cualquier pizarra y con post it´s de forma muy fácil se arma un plan de negocio mediante el método Canvas.

Luego se puede transcribir a una hoja de Excel para más formalidad y preservar la información.

¿Cuál es la relación entre el modelo de negocios Canvas y el plan de negocios?

El Modelo Canvas es simplemente otra forma de presentar un plan de negocio, la diferencia radica en que es más visual que textual. Es una herramienta de análisis.

El plan de negocio mediante el modelo Canvas es más flexible, y visual, ya que utiliza una estructura de cuadros, y se coloca la información requerida. La principal diferencia es que el plan de negocio suele tener estimaciones de flujos de caja e información de ventas proyectadas que muchas veces hace muy complejo el plan de negocios, e incluso poco fiable.

¿Cuáles son las ventajas del modelo Canvas?

El plan de negocio con el modelo Canvas al ser más visual, lo hace más fácil de entender. Tiene una estructura que lo hace ideal para trabajar mediante equipos de trabajo. La información es más pertinente, lo que lo hace más fiable que el tradicional plan de negocios, en donde mucha de la información algunas veces no tenía solidez, y en general es más práctico.

De alguna manera el modelo Canvas vino a revolucionar la forma de presentar planes de negocio, por su flexibilidad, rapidez, fácil entendimiento, facilidad de trabajo en equipo, e incluye una evolución en la información necesaria para el estudio de un negocio, centrada menos en los formalismos y más en la practicidad.

¿Cómo hacer un plan de negocios Canvas?

Para hacer un plan de negocios con el modelo Canvas, hay que hacer 9 cuadros y rectángulos en los cuales en cada uno se coloca una información específica, y tiene una forma especial de ser llenado, de forma tal que facilita el flujo de información.

Se coloca un rectángulo erguido al centro, con 4 cuadros, dos a cada lado, y otros dos rectángulos erguidos, uno a cada lado del conjunto, y finalmente dos rectángulos apaisados de base, uno al lado del otro.

El modelo está conceptualizado de forma tal que en la parte derecha se analiza el cliente, las relaciones con este y las fuentes de ingreso, y del lado izquierdo, la empresa, recursos, actividades y socios clave, y la estructura de costos.

En el rectángulo central se coloca la propuesta de valor única, lo que lo hace el centro del análisis, en el rectángulo derecho la segmentación de los clientes, y en los cuadros de la derecha la relación con los clientes y los canales de distribución.

En el rectángulo izquierdo, los socios o proveedores clave, y en los cuadros izquierdos, los recursos y actividades clave para el negocio.

En la parte inferior, en el rectángulo izquierdo la estructura de costos, y en el rectángulo derecho las fuentes de ingresos

¿Cuáles son los canales del modelo de negocios Canvas?

En el modelo de negocio Canvas, el cuadrante de canales se refiere a los canales de distribución de nuestro producto o servicio, esto es, la forma en que contactamos y le vendemos nuestro producto o servicio a nuestros clientes.

Nosotros le prestamos especial atención a ese cuadrante ya que el sitio web es por lo general el canal ideal para llegarles a los clientes. Pero en igual importancia se encuentran las redes sociales. Nuestro trabajo se enfoca en potencializar estos canales, es por eso que para nosotros este cuadrante tiene especial relevancia.

¿Cómo se utiliza el modelo canvas?

Generalmente el modelo canvas de negocio se utiliza inicialmente en una impresión en tamaño A2, con pequeñas hojas de papel autoadhesible o post its, o incluso en una pizzara blanca, en la cual se van llenando los espacios, generalmente por medio de respuestas a preguntas adecuadas y específicas, en cada uno de los cuadrantes.

Es muy importante y no es fortuita la colocación en el centro de la propuesta única de valor, en torno a la que gira todo el modelo de negocio. Otro detalle importante es que se genera un flujo desde la izquierda con la parte interna del negocio, hacia la derecha con la información del mercado y cómo llegamos a ellos.

Otro detalle importante es que cada segmento de clientes requiere un análisis separado, esto es importante porque evita las generalizaciones, y gira el negocio en entregar el valor adecuado al segmento adecuado, es posible que las relaciones y canales cambien, así como las actividades recursos y socios estratégicos, dependiendo del segmento de cliente analizado.

¿Qué es el modelo de negocio Lean Canvas?

El modelo de negocio con el método Lean Canvas es una variación del modelo Canvas, y es más una herramienta estratégica y más orientada a startups o empresa de gran innovación tecnológica.

El término Lean se refiere a una filosofía con enfoque a la mejora continua, y el Lean Canvas utilizó la estructura generada por el modelo Canvas, precisamente por lo visual y práctico, pero lo modificó según sus necesidades, por lo que el modelo Lean Canvas presenta algunas variaciones importantes.

Sin embargo, igual busca el análisis de un plan de negocio, de forma visual y práctica, igual mantiene el flujo de izquierda con la parte interna, hacia la derecha con el mercado, e igual mantiene al centro la propuesta de valor.

¿Cuál es la diferencia entre el modelo Canvas y Lean Canvas?

La principal diferencia es que el modelo Canvas tiene una dualidad negocio-mercado, mientras que el Modelo Lean Canvas tiene una dualidad producto-mercado.

Como dijimos antes, el modelo Lean Canvas está más orientado a startups y negocios que desarrollan un producto para lanzarlo al mercado, por lo que contiene elementos específicos dirigidos al análisis de este tipo de negocio.

Los cambios son los siguientes: Cambia el cuadrante de relación con los clientes por ventaja especial. En los cuadrantes de Socios, actividades y recursos clave, los cambia por Problema, solución y métricas clave, claramente aquí radica la diferencia, ya que el primero analiza el negocio, mientras que el segundo analiza el producto.

¿Cómo se hace un plan estratégico?

Un plan estratégico se elabora para dar un norte al negocio, una dirección, lo que hace es establecer objetivos claros y una ruta para alcanzar estos objetivos, a través de estrategias claras con acciones programadas, con plazos, responsables y medición de resultados.

Un plan estratégico está formado de 7 pasos claves.

1. Preparación: Hay que establecer la motivación del plan estratégico, corroborar que se tiene lo necesario en la organización para lograr lo que se propone, establecer las personas que participarán y la disponibilidad de estas para comprometerse a ejecutar las acciones necesarias.
2. Definiciones: Hay que establecer las definiciones necesarias, La finalidad del negocio, misión, visión, valores, política de calidad, esto es importante para establecer quiénes somos, dónde estamos, hacia dónde vamos, y cómo queremos lograrlo.
3. Análisis:  Hay que hacer un análisis del contexto en que se encuentra la empresa, los entornos internos y externos a la organización para establecer la situación actual en que se encuentra.
4. Objetivos: Hay que definir con la información recopilada, de dónde estamos y dónde queremos estar, los objetivos en el tiempo para lograr llegar a la meta. Estos objetivos deben ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, relevantes y con tiempo)
5. Estrategias:  Esto es la forma en que alcanzaremos estos objetivos, qué herramientas utilizaremos, para lograr los objetivos.
6. Evaluación: Cada objetivo debe contar con indicadores clave de desempeño que nos permitan ir midiendo los avances y los resultados de las estrategias, el uso de las herramientas y su efectividad, para ajustar lo que sea necesario para lograr los objetivos, o replantear los mismos.
7. Plan de Acción: Una vez realizado el plan estratégico, hay que plantearse el plan de acción en donde se estipulan las acciones concretas y proceso que se deben llevar a cabo, los recursos de personal, equipo y económicos que se deben involucrar, y las fechas límite de ejecución, así como los resultados esperados.

¿Cómo se elabora un plan de trabajo?

Una vez que tenemos un plan estratégico, necesitamos un plan de acción o plan de trabajo. Para realizar este plan de trabajo o plan de acción partimos de la información que nos brinda el plan estratégico de objetivos y estrategias, y lo desglosamos en acciones concretas con resultados esperados.

Cada acción concreta debe de tener un responsable, una fecha de inicio y una fecha de conclusión, y una cantidad de recursos asignados, así como un presupuesto. Una vez concluida la acción, esta debe generar un resultado que se compara con el esperado, incidencias, y valoraciones del tiempo.

Para darle seguimiento al plan de acción, se hace una hoja en Excel con las siguientes columnas, número de acción, objetivo específico, acción concreta, responsable, fecha de inicio, fecha final, recursos asignados, presupuesto, resultados esperados, resultados alcanzados, incidencias.

Es en este momento en que se trabaja en la creación del sitio web, y como resultado de la investigación y conclusiones del plan de negocio, y la estrategia y objetivos del plan de mercadeo. Recordemos que el sitio web es un canal para contactar clientes, una herramienta de generar contactos, ventas y comunicación en general.

Conclusiones

Con la información compartida, es más que evidente la importancia de la creación de un plan de negocio, sin embargo, si bien aun se utiliza la antigua forma de creación de planes de negocio textuales y grandes, algunas veces complejos de entender, y siempre tediosos de leer, también es cierto que ahora tenemos herramientas de análisis de negocios más visuales, bastante más prácticas, mucho más fáciles y menos tediosas de entender.

Le invito a generar un Modelo Canvas de negocio, o su variación Lean Canvas, según sea su giro de negocio, como base para su negocio, y para la elaboración de planes de mercadeo.

Si va a hacer su sitio web y está en busca de información para ese propósito, aun cuando su negocio ya es rentable y tiene tiempo de administrarlo sin un plan de negocio formal estructurado, es importante hacer el plan de negocio como base generadora de la información necesaria para tener un sitio web adecuado, rentable, y que cumpla la función correcta en su estructura, en su estrategia y en sus objetivos.